La gestion de la paye de vos salariés peut être chronophage et surtout très complexe. Et en cas d’erreurs, cela peut vous coûter cher. Pour éviter cela, il faut bien organiser et optimiser son service.
Organiser la paye dans votre entreprise
Vous avez trois possibilités pour organiser la paye dans votre entreprise :
L’internalisation de la production
Ce mode de gestion se résume à faire soi-même toutes les étapes de la paye (édition des bulletins, déclaration des charges sociales, déclarations annuelles etc…). Pour cela, vous devrez vous équiper d’un logiciel dédié à la gestion de la paye. L’internalisation de la paye a des avantages et des inconvénients :
- L’acquisition du logiciel représente un investissement.
- Il vous faudra aussi avoir des salariés compétents dans ce domaine pour respecter la réglementation. Les gestionnaires de paie sont aujourd’hui très rares sur le marché de l’emploi
- L’internalisation sera plus ou moins coûteuse sur le long terme, selon la taille de votre effectif. C’est un calcul à faire entre l’achat du logiciel et les salaires des gestionnaires de paie ; pour chaque bulletin de paie.
L’externalisation de la production
En externalisant la paye, vous assurez un gain de temps considérable. Vous n’aurez plus à vous en occuper, votre gestionnaire s’occupera des fiches de payes, des déclarations de cotisations, des déclarations annuelles de taxes assises sur les salaires. L’externalisation a elle aussi des avantages et des inconvénients :
- Vous limitez le risque d’erreur en déléguant cette tâche à un professionnel, qui engage sa responsabilité civile.
- Vous bénéficiez d’un conseil juridique et réglementaire en droit social
- L’externalisation reste très abordable : entre 20€ et 30€ / bulletin de paye, notamment les effectifs réduits.
L’utilisation de logiciel en ligne
Il est aujourd’hui possible de mixer l’internalisation et l’externalisation de la paye. En effet, il existe des logiciels en ligne qui permettent la production de bulletins de paye. C’est vous qui rentrez les données de vos salariés et le logiciel s’occupe de faire les calculs et de produire les fiches de paye.
Les tarifs sont très attractifs, attention toutefois à la qualité des travaux. Vous ne bénéficiez pas non plus de conseils, dans la plupart des cas.
L’avantage de cette solution est réside dans sa flexibilité.
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Optimiser la gestion de la paye
Optimiser la gestion de la paye revient à faire en sorte qu’elle soit plus rapide et/ou moins chère, tout en conservant un niveau de qualité réglementaire. Pour cela, deux solutions existent, en fonction de l’état actuel de votre gestion de la paye.
- Déléguez ou internalisez la gestion de la paye. En fonction de votre entreprise, il convient de calculer le coût de production d’un bulletin de paie selon l’une ou l’autre des solutions.
- Réorganisez votre service de collecte des informations. Au-delà de la gestion des taux et assiettes de cotisation, la production de la paie repose sur de nombreuses données administratives à centraliser, comme les absences des salariés, les frais à rembourser, les repos pris, les heures supplémentaires, etc… La dématérialisation est un levier important pour fiabiliser et diminuer le temps de production.
