Réaliser un entretien annuel (ou d’évaluation) est l’occasion pour le manager d’évaluer les compétences et la satisfaction de ses équipes, mais pas que…
Qu’est-ce que l’entretien annuel ou entretien d’évaluation ?
L’entretien annuel est un point régulier (à minima une fois par an) qui permet le dialogue entre le manager et le salarié.
Pour l’entreprise, cette entrevue permet de mesurer l’évolution et les compétences de ses collaborateurs. Mais aussi de prendre connaissance de certaines attentes et remarques de son équipe, de fixer les objectifs de l’année qui va suivre etc…
Pour le salarié, c’est le moment idéal pour discuter avec son manager de ses perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. C’est aussi me moment pour obtenir un retour sur son travail de la part de son responsable, et dans la mesure du possible, des axes d’amélioration et de la reconnaissance.
L’entretien annuel n’est pas obligatoire mais son déroulement est règlementé. Par exemple, si l’employeur souhaite mettre en place un entretien annuel, celui-ci doit concerner tous les salariés de l’entreprise. L’employeur ne peut pas demander un entretien individuel uniquement à certaines personnes. De plus, il doit tenir informé chacun des salariés des points qui vont être abordés, des techniques et méthodes utilisées lors de l’entretien.
L’organisation et la préparation de l’entretien
Comment se déroule un entretien annuel ? En tant que chef d’entreprise ou manager, c’est vous qui menez la rencontre. Il est donc essentiel de l’organiser et de le préparer en amont. Pour cela, rassemblez toutes les informations personnelles et professionnelles sur le salarié. Le plus vous en saurez, le mieux vous serez préparez. Ensuite, établissez un plan de déroulement de l’entrevue et surtout communiquez le à chacun des équipiers plusieurs jours avant le jour J.
Voici un exemple :
1 – L’accueil :
L’entretien annuel reste un moment stressant pour la majorité des salariés. Mettez-les à l’aise, rappelez-leur les objectifs de cet entretien et les points que vous allez aborder.
2 – L’évaluation :
Entamez la phase d’évaluation avec une auto-évaluation du salarié (c’est une idée). Puis réalisez vous-même son évaluation sur la même grille définie au préalable. Confrontez vos résultats et faites un feedback à votre collaborateur en détaillant le plus possible et en illustrant vos propos avec des exemples factuels.
3 – Mise en place des objectifs :
Fixer de nouveaux objectifs en prenant en compte les résultats obtenus précédemment. Les objectifs doivent être clairs et précis pour le salarié. Ils doivent être compréhensibles, mesurable, réaliste et atteignable. Là encore, ces objectifs sont d’autant plus efficaces que le salarié est partie prenante dans leur fixation.
4 – Dialogue et questions / réponses :]
Finissez la discussion avec un échange et incitez le collaborateur à poser d’éventuelles questions. Abordez les sujets du bien-être, de l’ambiance et de son entente avec les autres collaborateurs etc… L’évaluation 360 est de plus en plus utilisé, afin d’atténuer le côté descendant et hiérarchique de ce type d’entretien. Sans aller jusque la fixation d’objectifs, connaître l’évaluation de ses équipes quant à ses qualités de manager (penser donc à la définition d’indicateurs à évaluer) permet d’identifier des solutions, de désamorcer des conflits, et de témoigner de l’estime à ses salariés.
5 – Compte-rendu :
Le manager réalise un compte rendu de la réunion avec les résultats des évaluations, les points clé abordés, les objectifs fixés et tous les échanges qui ont eu lieu. En le soumettant à validation et à signature du salarié, vous scellez la confiance qui a pu se nouer lors de l’entretien. L’archivage doit permettre un accès confidentiel à chacune des parties de l’entrevue.
Les plus lors de l’entretien
Pour appuyer et crédibiliser vos propos lors de l’entretien, apportez des exemples concrets, des documents officiels (fiche de paye, contrats signés par le salarié etc…). Vous pouvez aussi utiliser le Bilan Social Individuel pour justifier la rémunération de vos salariés. Pour obtenir le Bilan Social Individualisé, faites appel à Motive Ton Salarié.
