Le registre unique du personnel est un document obligatoire qui permet de suivre et d’identifier tous les emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Tout employeur à l’obligation de tenir un registre unique du personnel.
Les mentions obligatoires portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié (ou stagiaire) a quitté l’établissement.
Quels salariés doivent-être enregistrés sur le registre ?
L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié ou bien dès l’arrivée du 1er stagiaire si l’entreprise n’a pas de salarié. Voici les salariés faisant l’objet d’une obligation d’enregistrement :
- Salariés en CDD ou CDI
- Salariés de nationalité étrangère
- Stagiaires
- Jeunes travailleurs en contrat de professionnalisation ou contrat d’apprentissage
- Personnes volontaires ou en service civique
- Salariés temporaires (intérim…)
- Travailleurs à domicile
Quelles informations doivent-être mentionnées ?
L’employeur est tenu d’inscrire les noms et prénoms de tous les salariés par ordre chronologique d’embauche. En plus, d’autres informations doivent être mentionnées dans le registre unique du personnel :
1 – Identité du salarié :
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
2 – Informations sur les fonctions exercées :
- Emploi
- Qualification
- Date d’entrée et de sortie de l’établissement
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation, à défaut la date de demande d’autorisation
3 – Des mentions spécifiques selon la situation :
- Travailleur étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro du titre valant autorisation de travail
- Travailleur titulaire d’un CDD : mention « contrat à durée déterminée »
- Salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
- Travailleur mis à disposition par un groupement d’employeur : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce groupement
- Salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
- Jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
Des sanctions en cas de manquement ?
Le registre unique du personnel est obligatoire pour toute entreprise dès l’embauche du 1er employé ou à l’arrivée du 1er stagiaire. Il permet d’établir une traçabilité et d’apporter une transparence à propos des emplois de votre entreprise.
Il doit être tenue à disposition des délégués du personnel ou des membres du comité social et économique, et des fonctionnaires ou agents de contrôle de l’inspection du travail.
Si vous n’avez pas la capacité de fournir le registre unique du personnel en cas de contrôle, ou bien s’il est incomplet ou erroné, vous vous exposez à une amende de 750€ par salarié concerné par ce manquement.