La fiche de poste est souvent confondue avec le profil de poste ou bien l’annonce de recrutement. C’est un outil dont l’utilité est principalement organisationnelle qui permet aux managers d’avoir un référentiel commun sur les missions.<
La fiche de poste, à quoi ça sert ?
Une fiche de poste est un document sur lequel est répertorié tous les différents types de postes occupés dans votre entreprise. A cela s’ajoute les responsabilités inhérentes aux postes, les missions, les compétences nécessaires etc… C’est un outil de base des Ressources Humaines.
La fiche de poste permet de gagner beaucoup de temps notamment lors du processus de recrutement. En effet, elle permet de définir précisément le profil recherché puisqu’elle regroupe les missions du poste ainsi que les compétences nécessaires.
Aussi, un tel outil vous permet (s’il est annexé au contrat de travail) de bien spécifier les attendus du poste. La nouvelle recrue saura exactement ce qui l’attend et ce sur quoi elle pourra être évaluée. C’est un référentiel d’objectif clair et partagé qui permet donc une évaluation transparente. lors d’un entretien annuel par exemple.
De plus, faire progresser les collaborateurs en interne est nécessaire pour maintenir la compétitivité de votre entreprise. Pour cela il faut savoir quelles sont les compétences nécessaires pour que votre organisation fonctionne. La fiche de poste vous permet ici encore de disposer de l’ensemble des compétences nécessaires pour chaque poste.
Pour finir sur ce point, la fiche de poste est un outil de communication interne et de fidélisation. En effet, si vous communiquez les fiches poste de votre entreprise à vos collaborateurs, ces derniers auront plus de facilité à se projeter dans leur évolution de carrière.
Comment faire une fiche de poste ?
La rédaction des fiches de poste est un processus qui mobilise différents acteurs en interne :
- Les managers / responsables de service
- Le DRH / ou une personne en charge des Ressources Humaines
- Le chef d’entreprise (souvent en charge des Ressources Humaines dans les TPE)
- Les collaborateurs (au moins un par poste)
Il est important que chaque personne mobilisée dans ce processus comprenne ce qu’est une fiche de poste, son utilité et sa finalité. Il faut aussi que tout le monde comprenne que la fiche de poste décrit le poste et non l’individu qui occupe le poste en question.
Parmi les éléments à décrire sur une fiche de poste on retrouve 4 composantes principales :
- La présentation du poste et de son environnement
- Le rôle
- Les missions
- Les compétences
1 – Présentation et contexte
Dans cette partie, il faut présenter le poste et son environnement. Commencez par l’intitulé, il faut accorder de l’importance à cette étape car l’intitulé d’un poste peut être source d’incompréhension. Soyez précis et utilisez des mots que tout le monde comprend.
Ensuite, présenter la position du poste dans l’organigramme de l’entreprise ainsi que les interactions fonctionnelles du poste. Il faut situer le poste dans la hiérarchie et mettre en avant les différents services auxquels il est lié.
Ajoutez aussi le statut du poste (cadre, agent de maîtrise…) ainsi que la classification dans votre grille salariale et/ou dans la convention collective.
Pour finir avec cette rubrique, décrivez les éléments propres à votre entreprise et au poste. Des contraintes spécifiques au poste comme des déplacements réguliers, le travail de nuit etc…
2 – Le rôle et les missions
Commencez par décrire le rôle du poste. Pour cela, vous pouvez vous poser la question suivante :
« Pourquoi ce poste existe-t-il au sein de l’entreprise ? »
Ensuite, décrivez les missions. Listez les activité principales et secondaires nécessaires pour remplir le rôle du poste. Vous pouvez aller jusqu’à décrire les tâches liées au poste si vous jugez que c’est nécessaire. Cependant, n’oubliez pas que la fiche de poste doit être simple et claire.
3 – Les compétences
Dans cette rubrique, vous devez indiquer toutes les compétences à mobiliser pour remplir le rôle et les missions du poste. Indispensables dans le processus de recrutement, les compétences indiquées dans la fiche de poste vous serviront aussi lors des différents entretiens et dans la gestion de carrière.
Une fois ces compétences listées, n’oubliez pas de leur attribuer un niveau de maîtrise (requis pour la réalisation du rôle et des missions).
Quelques tips :
- Demandez aux collaborateurs et aux managers de remplir les fiches de poste chacun de leur côté et faites une mise en commun par la suite.
- Restez simple et clair. Si vos fiches de poste sont difficilement compréhensibles elles perdront de leur utilité
- Dans le détail des compétences, n’hésitez pas à ajouter des éléments propres à votre entreprise et aux postes. Une certification, un diplôme, un permis etc…