Lorsque l’on pense à la digitalisation des ressources humaines, on pense en premier à la dématérialisation des fiches de paye. Aujourd’hui, les enjeux de la digitalisation des RH vont bien au-delà…
La digitalisation des Ressources Humaines, pourquoi faire ?
En France, la digitalisation des Ressources Humaines devient de plus en plus fréquente. Parfois impératif, certains outils digitaux permettent aux entreprises un gain de temps et un gain de productivité remarquable. En effet l’automatisation de certaines tâches ou de certains processus permet aux salariés de gagner du temps et d’être plus efficace sur les tâches qu’il reste à réaliser.
Aujourd’hui, il est possible de digitaliser la quasi-totalité des tâches liées aux RH d’une TPE/PME. En effet, le marché des SIRH s’est largement développé ces dernières années. Offrant aux entreprises une multitude de solutions pour digitaliser les RH. Voici 3 enjeux majeurs de la digitalisation des RH :
- Amélioration des processus
- Un gain de productivité
- Une amélioration de la qualité de vie au travail
1 – Amélioration des processus :
Avec la digitalisation des Ressources Humaines, les entreprises vont sécuriser et fiabiliser leurs processus. Notamment concernant la collecte, le tri et le traitement des données des salariés. C’est aussi valable pour les processus de recrutement, les demande de congé, la gestion des temps, la paie etc…
Là où l’humain peut faire une erreur de frappe, le logiciel n’en fera pas.
2 – Un gain de productivité :
La mise en place des certains SIRH permet l’automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée comme la remise des bulletins de paye. Ces tâches souvent répétitives et chronophages peuvent désormais être exécutée par des logiciels. Ces derniers s’occuperont d’envoyer directement le bulletin de paye au salarié concerné et cela de manière automatique. Les salariés du service RH pourront donc se concentrer sur des tâches plus « importantes » comme le recrutement ou la fidélisation des employés par exemple. En plus d’être un gain de temps pour le salarié, cela sécurise la production en limitant le risque d’erreur.
3 -Une amélioration de la qualité de vie au travail :
En facilitant l’accès aux informations, en améliorant la communication entre les services, en diminuant les temps de transmissions, de traitements et de réponses des demandes, en favorisant de nouvelles organisations de travail (comme le télétravail), les salariés se sentiront plus heureux et plus épanouis dans leurs missions. Diminuant ainsi le stress au travail et donc l’absentéisme, le taux de turn-over, etc…
Comment digitaliser ses Ressources Humaines ?
Les ressources humaines ont deux rôles au sein d’une entreprise. Le premier concerne tous les processus de production (fiche de paie, demande de congé, gestion des temps, recrutement…). Le deuxième rôle concerne la gestion du personnel et plus globalement l’animation de la vie de l’entreprise (communication interne, CSE dématérialisé, évènements…).
Il faut distinguer ces deux axes de digitalisation et prendre en compte les besoins ainsi que la stratégie de l’entreprise avant de se lancer dans la digitalisation du service.
Digitalisation des processus de production :
L’utilisation d’un SIRH peut sembler à première vue être la meilleure solution. Cependant, le choix des logiciels et de leurs fonctionnalités dépend d’abord de votre organisation et de vos capacités. Pour les TPE/PME, il peut sembler plus intéressant d’utiliser différents « petits » outils plutôt qu’un « gros » SIRH. Les raisons à cela sont le coût et la complexité d’utilisation liée à un SIRH comparée à des outils spécifiques. Cependant, certains SIRH proposent l’activation de modules. Vous pourrez donc choisir de quel module vous souhaitez bénéficier sans payer pour les autres modules dont vous n’aurez pas l’utilité. L’avantage est que dès lors que vous utilisez plus d’un module, vos données arrivent sur le même logiciel et vous ne perdez pas de temps à les saisir de logiciel en logiciel.
Digitalisation de la gestion interne :
De la même manière que la digitalisation des processus de production, la digitalisation de la gestion interne s’appuie sur l’utilisation d‘outils et logiciels. La mise en place de plateforme d’e-learning par exemple permet aux salariés de bénéficier de formations en ligne. Des solutions de signature électronique, des coffre-fort dématérialisés pour stocker ses fiches de payes, contrats de travail etc… Le développement de réseaux sociaux interne ou « Digital Workplace » permettent aux salariés d’échanger entre eux sans passer par leur boîte mail.